Sekretariatet er bystyrets administrasjon og har som hovedoppgave å tilrettelegge for bystyret og dets organer ved saks- og møteavvikling og informasjonsformidling, samt yte støtte på bruk av IKT-verktøy og personaladministrative forhold. Sekretariatet består av fem avdelinger. 

Nyttige kontaktpunkter i sekretariatet

Sentralt e-postmottak/arkiv
E-post: postmottak@oslobystyre.no 
Tlf.: 23 46 11 94 

Brukerstøtte/IKT/Servicetorget
E-post: brukerstotte@oslobystyre.no 
Tlf.: 23 46 13 00 

Godtgjørelser/lønn
Kontaktperson: Anniken Johannessen Nordheim
E-post: personal@oslobystyre.no 
Tlf.: 930 35 519

Tapt arb.fortjeneste/barnepass
Kontaktperson: Elin Frager
E-post: personal@oslobystyre.no 
Tlf.: 979 79 227

Reiseregninger og utlegg
Kontaktperson: Bjørn Larsen
E-post: personal@oslobystyre.no 
Tlf.: 984 88 240

Administrasjonsavdelingen

Administrasjonsavdelingen består av Arkiv, HR, IKT, Servicetorget og Økonomi.

Arkiv har ansvar for drift av saks-/utvalgsarkiv og utvikling av elektronisk dokumentbehandling. Dette omfatter blant annet håndtering av postmottak, journalføring, publisering av offentlig journal og gjenfinning i nyere og eldre arkivmateriale. Sekretariatet har fullelektronisk arkiv.

HR har ansvar for utbetaling av reiseregninger, utlegg og godtgjørelser til politikerne. Avdelingen behandler og utbetaler også søknader om dekning av tapt arbeidsfortjeneste og barnepass. Skjemaer og relevant informasjon ligger i politikerporten.

IKT har ansvar for drift og brukerstøtte av IKT-systemer og ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Brukerstøtte på utstyr og tjenester er tilgjengelig hverdager kl. 08.00-15.35. IKT-personell er også tilgjengelig under bystyremøtene.

Servicetorget bistår med praktisk tilrettelegging av kontorlokaler, bestiller reiser, kontormøbler, trykkeoppdrag og annet kontormateriell, samt videreformidler henvendelser til RFT.

Økonomi har ansvar for utbetaling av representantstøtte og refusjon av pensjonsutgifter til bystyregruppene, samt stemmestøtte til fylkeslagene av partier som stiller til valg i Oslo. Økonomi har også en rådgivende/koordinerende rolle knyttet til regnskapene til partigruppene.

Avdeling for bystyrets organer (ABO)

Avdeling for bystyrets organer utfører sekretariatsfunksjon for bystyret, forretningsutvalget, bystyrekomiteene og Oslo kommunes klagenemnd, og bistår disse faglig og administrativt, herunder med avvikling av møter og distribusjon av dokumenter. Avdelingen behandler også søknader om fritak og uttreden fra verv i bystyret og bystyrekomiteene, samt forbereder saker til valgstyret ved endringer i bydelsutvalgene.

Ordførerens kontor

Ordførerens kontor følger opp og bistår ordføreren, eller den som opptrer på vegne av ordføreren. Kontoret legger til rette for at Oslo kommunes sentrale representasjon og vertskapsforpliktelser ivaretas, slik at byen blir profilert på en best mulig måte. Ordførerens kontor har også ansvar for å koordinere bystyret og sekretariatets internasjonale representasjon

Kontoret veileder og svarer på spørsmål om protokoll, og har ansvaret for å saksbehandle søknader om bruk av Rådhusets festlokaler, banneroppheng på Karl Johan og flagging på byens busser og trikker, samt pynting av byen ved statsbesøk og andre større begivenheter. Kontoret har utstrakt ekstern dialog med andre samfunnsinstitusjoner.

Kommunikasjonsenheten

Kommunikasjonsenheten gir informasjon til offentligheten om virksomheten i bystyret og vedtak i dets organer. Dette gjøres blant annet gjennom nettsidene til bystyret, ordføreren og valg i Oslo, strømming av bystyrets møter, bystyrets Twitterkonto og mediekontakt.

Medieovervåkningstjenester til partiene i bystyret administreres av Kommunikasjonsenheten. Kommunikasjonsenheten har også ansvar for det lokale informasjons- og kommunikasjonsarbeidet knyttet til valggjennomføringen i Oslo.

Valgavdelingen

Valgavdelingen har ansvar for gjennomføringen av offentlige valg som stortingsvalg, kommunestyrevalg, valg til bydelsutvalg, sametingsvalg og valg av meddommere. Valgavdelingen utfører sekretariatsfunksjonen for valgstyret.